ERP für kleine Unternehmen

Immer schön synchron

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SAP Business One erlaubt den Anwendern auch die einfache Datensynchronisation. Termine, Ansprechpartner und Aufgaben sind so zwischen SAP Business One und Microsoft Outlook schnell abgeglichen; manuelle Übertragungen werden überflüssig.

Zudem lassen sich so genannte Snapshots erstellen, die Daten aus SAP Business One zu den ausgewählten Kunden enthalten. Es ist auch möglich, Angebote von SAP Business One nach Outlook zu übertragen, wo sie angezeigt, bearbeitet und als EMails versandt werden können. Umgekehrt lassen sich neue Angebote in Outlook anlegen und anschließend in SAP Business One speichern.

Dank der durchgängigen E-Mail-Integration können E-Mails aus Outlook samt Dateianlagen als Aktivität in SAP Business One gespeichert werden. Auch mit anderen MS-Office-Komponenten ist SAP Business One eng verzahnt. Beispielsweise lässt sich ein Word-Dokument im ERP-System in einer auf einen Geschäftspartner bezogenen Aktivität speichern.

Das gilt auch für Excel. Für das beliebte Controller-Arbeitsmittel bieten die Walldorfer ein besonderes Bonbon für auf Excel basierende Auswertungen: den XL Reporter. Mit dem XL Reporter wird das Erstellen korrekter Finanzberichte aus den im ERP-System enthaltenen Unternehmensdaten fast zum Kinderspiel.

Galerie Großbild Im Handel sind Add-ons für die intelligente Lagerverwaltung überaus nützlich. Mit Branchenlösungen für den Handel funktioniert das.

Das direkt mit SAP Business One verknüpfte Tool weist Echtzeitdaten aus verschiedenen Quellen wie Hauptbuch, Kreditorenund Debitorenbuchhaltung, Verkauf, Einkauf und Bestandsführung aus. Bei Bedarf erlauben es so genannte Drill downs, sehr genau ins Detail zu gehen. Teilmengen von Daten und Informationen können gezielt eingegrenzt und ausgewertet werden. Beispielsweise wenn die Geschäftsleitung wissen möchte, welchen Deckungsbeitrag ein bestimmter Geschäftsbereich in den Monaten Mai und Juni erbracht hat. Die Erkenntnisse lassen sich mit dem XL Reporter sofort in Berichte im Excel-Format umsetzen. Mit Hilfe des Drag&Drop-Hilfsprogramms sind auch Anfänger in der Lage, innerhalb von Sekunden Berichte zu erstellen. Von einfachen Berichten mit Geschäftsdetails bis zu umfassenden Bilanzen und Dashboards lassen sich aussagekräftige Berichte erstellen.

Ab einem Arbeitsplatz

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SAP Business One ist keine abgespeckte Industrielösung, sondern speziell auf die unmittelbaren sowie langfristigen Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen mit Umsätzen bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 100 Mitarbeitern zugeschnitten und ist sogar ab einem einzigen Arbeitsplatz sinnvoll und Gewinn bringend einsetzbar.

Ein gutes Beispiel für solch eine puristische Minimallösung ist spire communication & consulting aus Mannheim in Baden-Württemberg. Hinter spire steht der Jurist Boris Wienholz, der als Einzelunternehmer handelt. Für die „One-Man-Show“ Wienholz im Service- und Consulting-Bereich kam es vor allem darauf an, alle Einzelvorgänge stets im Blick zu haben. Die Robocon-rohrbach edvconsulting GmbH implementierte ihm in nur einer Woche das Basissystem von SAP Business One. Für die Full-Service-Kreativ- Agentur wird dadurch Kostenreduzierung durch Kostentransparenz möglich.

Wienholz sieht eindeutige Vorteile der SAP-Software auch dann, wenn es darauf ankommt, im Netzwerk von Freiberuflern gemeinsam zusammenzuarbeiten. Außerdem konstatierte er einen merklichen Imagegewinn, als seine Kunden registrierten, dass er mit SAP arbeitet. Wienholz, der nun eine tagesgenaue Übersicht über alle Geschäftsprozesse hat, scherzt: „Vor SAP hatte ich schlaflose Nächte – jetzt kann ich sogar während der Arbeit schlafen!“

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