Mit SAP Business One bieten die Waldorfer kleinen und mittleren Unternehmen eine interessante Alternative zur SAP Business Suite. Die integrierte Lösung bietet eine Rundumsicht auf alle unternehmenskritischen Prozesse und lässt sich zur Branchenlösung veredeln.

Claus Graßl

Als die 31 Mitarbeiter starke KDK Dornscheid GmbH aus Königswinter auf SAP umstieg, war Schnelligkeit entscheidend. Denn gerade im Bereich High-Tech und Electronics kommt es zunehmend darauf an, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Zudem durfte die Einführung eines ERP-Systems, das genau dies erlaubt, nicht zu lange dauern. Dennoch wollte der Hersteller von Lichtsignal-Anforderungstastern, Beleuchtungsmastdeckeln und Elektrizitätszählern, der diese Produkte auch selbst vertreibt, eine Lösung, die nicht nur leistungsfähig, sondern auch zukunftssicher ist.

Nicht viel Zeit

Galerie Großbild Die Fertigung hat eine ganz eigene Sicht auf die Geschäftsprozesse. Leider sind diese nicht immer nachvollziehbar.

Gerade in kleinen Unternehmen können die Know-how-Träger, die für eine erfolgreiche Einführung einer neuen Lösung unabdingbar sind, nicht allzu lange in Beschlag genommen werden, weil dann das Tagesgeschäft vernachlässigt würde. Selbst wenn kleine Unternehmen sich eine große ERP-Lösung finanziell leisten können, sind Einführungszeiten von mehreren Monaten ein K.o.-Kriterium.

Wenn die Geschäftsprozesse nicht hochkomplex sind, ist eine große ERP-Suite auch nicht unbedingt nötig. Zwar greifen auch in KMU oft viele Geschäftsvorgänge ineinander, die zentral erfasst, beurteilt und gelenkt werden müssen. Doch in dem meisten Fällen ist es weniger die Komplexität eines einzelnen Vorgangs, der individuell gemeistert und in Software abgebildet werden muss. Das Problem ist vielmehr, dass die Vorgänge mangelhaft koordiniert sind. Sprich: Für manche Arbeitsprozesse fehlt die Unterstützung durch die IT, so dass Daten manuell eingetragen oder übertragen werden müssen. Diese Medienbrüche sind für Fehler anfällig und mindern die Qualität und Zuverlässigkeit der Daten.

Hinzukommt: Im Lauf der Jahre sammeln sich bei vielen Unternehmen Einzellösungen und Eigenentwicklungen an. Der Vertrieb benutzt seine eigenen Arbeitsmittel, die Fertigung kocht ein eigenes Süppchen und die Geschäftsführung muss Zahlen erst anfordern, um ihre Schlüsse daraus zu ziehen.

Der typische Geschäftsleiter in kleinen Unternehmen ist zwar in aller Regel Fachmann auf seinem Gebiet und auch in betriebswirtschaftlichen Fragen bewandert.

Aber als IT-Anwender kennt er sich – von Ausnahmen abgesehen – meist nur sehr beschränkt aus. Er kommt zwar in seiner gewohnten Office-Umgebung zurecht und beherrscht gängige Arbeitsmittel wie Excel. An die Bedienung von Spezial- und Fachanwendungen wagt er sich aber nicht heran. Selbst wenn diese nicht als Insellösung betrieben werden, sondern sogar per Firmen-LAN erreichbar sind, spucken sie doch keine schnell brauchbaren Unternehmenskennziffern aus. Also braucht die Geschäftsleitung einen „Assistenten“, der ihr die Daten beschafft und aufbereitet.

Das kann ein paar Stunden oder Tage dauern, und die Firmenleitung kann nicht rechtzeitig reagieren. Unterm Strich kommt eine historisch gewachsene Landschaft verschiedener Systeme für den Vertrieb, das Finanzwesen und den Service mittelfristig teurer als ein Neuanfang mit einer leistungsfähigen integrierten Lösung.

Bei KDK Dornscheid wurde SAP Business One vom SAP-Partner bob Systemlösungen eingeführt. Obwohl die Lösung die Bereiche Financials, Vertrieb, Einkauf, Banking und Inventory Management abdeckt und neun Mitarbeiter SAP-Anwender sind, war die Projektdauer kurz. Nach nur vier Wochen ging das System in den Live-Betrieb. Dank neuer und übersichtlicher Finanzberichte kann KDK Dornscheid heute schneller auf Veränderungen reagieren.

Der Geschäftsführer Heiner Dornscheidt beschreibt es so: „Durch die Einführung von SAP Business One haben wir die Abläufe in unserem Unternehmen in einem integrierten System abgebildet und zusammengeführt. Wir erhoffen uns hieraus für die Zukunft Erleichterungen und Einsparungen. Das Controlling wird wesentlich verbessert und erleichtert die schnelle Übersicht über den Stand des Unternehmens.“

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